Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: maart 2026

Cohere Communications, handelend onder de naam cohere, hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website, bij het boeken van afspraken en in het kader van onze coachingspraktijk.

1. Wie zijn wij?

Cohere Communications is verantwoordelijk (verwerkingsverantwoordelijke) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Gegeven	Details
Bedrijfsnaam	Cohere Communications (h.o.d.n. cohere)
KvK-nummer	54863651
E-mail	info@cohere.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

2a. Via de website

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres en browsergegevens (via Google Analytics)
• Cookievoorkeuren
• Gegevens die je invult bij het boeken van een afspraak via Calendly (naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer)

2b. In het kader van coaching

Wanneer je een coachingtraject bij ons volgt, verwerken wij daarnaast:

• Contactgegevens (naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Factuurgegevens
• Coachingsdossier: gespreksnotities, intake-informatie, voortgang en afspraken
• Eventuele bijzondere persoonsgegevens die je zelf deelt tijdens sessies (bijvoorbeeld gezondheidsgerelateerde informatie)

3. Waarom verwerken wij je gegevens?

Doel	Grondslag (AVG)
Inplannen van afspraken via Calendly	Uitvoering van de overeenkomst
Uitvoeren van het coachingtraject	Uitvoering van de overeenkomst
Bijhouden van coachingsdossiers	Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Facturatie en administratie	Wettelijke verplichting
Websitestatistieken via Google Analytics	Toestemming (via cookiebanner)
Verwerken van bijzondere persoonsgegevens	Uitdrukkelijke toestemming

4. Coachingsdossiers

Tijdens een coachingtraject houden wij een digitaal dossier bij. Dit dossier bevat gespreksnotities en relevante informatie die bijdraagt aan de kwaliteit van het traject. Wij gaan hier zorgvuldig mee om:

• Dossiers worden digitaal en beveiligd opgeslagen.
• Dossiers worden bewaard tot 5 jaar na afronding van het traject, waarna ze worden vernietigd.
• Alleen de coach heeft toegang tot het volledige dossier.

5. Delen met derden

Wij delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wel maken wij gebruik van de volgende diensten:

• Calendly — voor het inplannen van afspraken. Calendly verwerkt gegevens conform hun eigen privacybeleid.
• Google Analytics (via Google Tag Manager) — voor websitestatistieken. Alleen na toestemming via de cookiebanner.
• Supervisor en intervisiegroep — ten behoeve van kwaliteitsbewaking bespreken wij casuïstiek met een supervisor en in een intervisiegroep. Dit gebeurt altijd geanonimiseerd: je naam en herkenbare gegevens worden hierbij niet gedeeld.

6. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Coachingsdossiers	5 jaar na afronding traject
Factuurgegevens	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Contactgegevens (na traject)	2 jaar, tenzij je eerder om verwijdering vraagt
Google Analytics data	Conform Google-instellingen (standaard 14 maanden)

7. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:

• Digitale dossiers worden opgeslagen in een beveiligde omgeving met wachtwoordbeveiliging
• Onze website maakt gebruik van een SSL-verbinding (https)
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot de coach

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Correctie — je mag onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering — je mag vragen om verwijdering van je gegevens
• Beperking — je mag vragen de verwerking te beperken
• Dataportabiliteit — je mag je gegevens in een gangbaar formaat opvragen
• Bezwaar — je mag bezwaar maken tegen de verwerking

Je kunt een verzoek indienen via info@cohere.nl. Wij reageren binnen 4 weken. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Beroepsvereniging

cohere is in het proces van aansluiting bij de NOBCO (Nederlandse Orde van Beroepscoaches). Na aansluiting zullen wij voldoen aan de beroepscode en richtlijnen van de NOBCO, waaronder eventuele aanvullende eisen rondom dossiervorming en vertrouwelijkheid.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je actief.